Gestión Óptima del Tiempo: Ordenando las Tareas

Con el sistema de Coaching Empresarial se establece en forma práctica como poner sus planes en acción en la gestión óptima del tiempo, a la vez que mantiene el control y el manejo del día a día.

A diario, todos enfrentamos un gran número de opciones de tareas potenciales a realizar. Además de las tareas planificadas, surgen distracciones de distintas formas:

1. Visitantes inesperados.
2. Material recibido por correo o por e-mail.
3. Llamadas telefónicas.
4. Reuniones con otras personas.
5. Libros y revistas.
6. El impulso de dejar las cosas para después.
7. Cambios repentinos en la forma de pensar.
8. Deseo de estirarse, ejercitarse o comer.

El reto de “Atacar” no radica en generar más tareas y cosas por hacer, sino en poder sobreponer su mapa ideal a su vida real. En términos prácticos, implica decidir en qué tareas enfocarse, cuales dejar de lado, y cómo lograr avances importantes en la dirección de sus grandes objetivos.

El Coaching Empresarial ayuda a mantener una copia de su mapa de tiempo visible en todo momento. De esta forma, funcionará como un recordatorio visual de su horario y sus prioridades.

Ordenar las tareas potenciales según su categoría

Para cada actividad en su lista de cosas por hacer y con la ayuda del Coaching Empresarial, se responden a las siguientes preguntas:

¿Tiene relación con alguna de mis actividades anuales? Si la tiene, quiere decir que hacerla lo acerca a sus objetivos – hágala. Si no tiene relación, deséchela rápida y decididamente.

¿Cuánto tiempo me tomará? Mucha gente no hace esa estimación. Si usted puede estimar el tiempo desde un principio, tiene buenas probabilidades de éxito.

Para mejorar su habilidad de estimar el tiempo y con la ayuda del Coaching Empresarial:

1. Lleve una bitácora detallada por una semana. Escriba el tiempo que le toma hacer cada tarea.
2. Haga seguimiento a sus estimados. Escriba cuánto había estimado, y cuánto le tomó en realidad. Si nota un patrón de subestimación, haga los ajustes correspondientes.
3. Bloquee una porción de tiempo (1/2 hora, por ejemplo) y mida qué tan lejos llega en ese período.
4. Hable con otras personas que estén haciendo tareas similares.
5. Prevea de antemano tiempo para las interrupciones imprevistas.

Muchas personas se asombran al descubrir a través del Coaching Empresarial cuánto tiempo les toma ciertas tareas. Al darse cuenta, encuentran la razón de muchas de las frustraciones con el manejo de su tiempo. Detenerse a estimar el tiempo de cada tarea parecería pérdida de tiempo – resulta que es uno de los grandes secretos del control del tiempo.

Al finalizar la etapa de Ordenar, estará seguro que todas las tareas en su lista están alineadas con sus objetivos. También sabrá dónde encajan en su mapa, y cuanto durarán.

Manejo Óptimo del Tiempo: Eliminando Tareas que no agregan valor

Para cada tarea en su lista de cosas por hacer, pregúntese:

¿Cuál sería la consecuencia de borrar esa tarea? Eventualmente, algunas tareas de poca importancia se cuelan en su lista. Si los efectos de eliminarla son nulos o marginales, no se moleste en hacerla – bórrela.

Con la ayuda del Coaching Empresarial responda la siguiente pregunta ¿Hay alguna forma de simplificar la tarea? Es particularmente útil para tareas repetitivas o rutinarias. Invertir algunas horas en hacerla más corta o simple, puede ahorrarle bastante tiempo en el futuro. Algunas ideas:

1. Identifique pasos que se puedan eliminar.
2. Cree listas de chequeo (checklists).
3. Desarrolle rutinas simples.
4. Prepare un área de trabajo con todo lo necesario a la mano.
5. Cree plantillas y guías.
6. Contrate a alguien para que lo haga por usted.

¿Puedo realísticamente delegar esa tarea? Mientras más delegue, mejor. Delegar es una habilidad fundamental en el manejo del tiempo. Todo aquello que no sea creativo o que sea repetitivo, es candidato ideal para la delegación.

Recuerde que puede delegar a alto nivel (conseguir un especialista en el área) o a bajo nivel (contratar un empleado temporal para descargar el trabajo de empleados de alto nivel).

Con la ayuda del Coaching Empresarial logre una delegación de forma exitosa:

1. Presente la tarea correctamente: asegúrese que la persona entiende el objetivo general. Puede permitirle usar iniciativas propias, siempre y cuando se logre el objetivo.
2. Manténgase a la disposición: si la persona necesita su ayuda, usted lo puede mantener encaminado. Esto puede ser en forma de reuniones prefijadas, o reuniones casuales cuando sea necesario.
3. Revise y evalúe los resultados: una vez completada la tarea, compare el resultado con el objetivo original. No se distraiga con asuntos marginales, o con cosas que usted habría hecho diferente. Haga énfasis en el tiempo y esfuerzo que ahorró.

Idealmente, al completar esta fase, habrá eliminado todas las tareas de valor marginal. Podrá entonces invertir su tiempo en áreas en las que pueda agregar más valor.

 Asignar un puesto a cada tarea

Para cada una de las tareas restantes, pregúntese ayudado con el Coaching Empresarial:

¿Cuándo la voy a completar? Tome su agenda y su mapa de tiempo, y decida qué bloque de tiempo le asignará a cada tarea. Al principio esto le puede parecer poco natural – sentirá que todo lo debe hacer ya, antes que se le olvide. Sin embargo, gradualmente irá sintiendo más confianza en su habilidad de mantener control de un creciente número de tareas.

La forma como lo haga es asunto de preferencia personal. Algunos lo hacen con una precisión de 15 minutos, otros prefieren bloquear un período al cual asignan varias tareas similares. Si le agrada agrupar tareas, hágalo por:

1. Urgencia: las de mayor prioridad las finaliza primero, y las menos importantes sólo si sobra tiempo.
2. Duración: aquellas tareas que se pueden completar rápidamente primero, y las mas largas después.
3. Nivel de energía o interés: hacer las tareas más difíciles cuando se sienta mejor, y las restantes después.
4. Geografía: de manera que pueda sobreponer varias tareas de forma eficiente.

Experimente a través del Coaching Empresarial para conseguir la más efectiva para usted.

¿Dónde lo voy a hacer? Además de asignar el momento, debe asignar el espacio para realizar cada tarea. Se sorprenderá gratamente al ver cuánto más puede lograr con solo tener todo a la mano.

Al terminar la fase de Asignación, ya habrá pensado cuidadosamente sobre lo que desea lograr y cuándo. Ya tiene el punto de partida para construir sus logros profesionales y personales. Solo necesita una forma de manejar las interrupciones y de ceñirse a su plan.