Gestión Óptima del Tiempo: Ordenando las Tareas
16 octubre, 2017
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Gestión del Tiempo: Mantener las tareas dentro de su espacio de tiempo

“Contenerizar” significa mantener las tareas dentro del espacio de tiempo apartado para ellas. Con las sesiones del Coaching Empresarial, verá como le resulta sumamente fácil completar su lista de tareas por hacer (to do list), obteniendo una gran dosis de satisfacción personal.

Con la ayuda del Coaching Empresarial logre minimizar las interrupciones y su impacto: Si responde de inmediato a las interrupciones, terminará afectando sus propios planes, y se encontrará siendo jalado en varias direcciones a la vez. Por lo tanto, antes que nada, trate de posponer su respuesta mientras considera sus opciones.

Para minimizar las interrupciones:

  1. Organice su lugar de trabajo de forma que evite contacto visual con interrupciones potenciales.
  2. Establezca horas de visita para sus compañeros de trabajo.
  3. Aparte un período de tiempo fijo para manejar llamadas telefónicas, e-mails y correo de voz.
  4. Desarrolle reportes conjuntos de progreso para ser circulados por todos los participantes de un proyecto.
  5. Mantenga su agenda a la mano, de manera de poder anotar ideas cuando se le ocurran.
  6. Planifique tiempo para descanso – tome 10 minutos para merendar o hacer algo completamente diferente, que le ayude a aclarar su mente.
  7. Conquiste la procrastinación: Si ya ha desarrollado sus objetivos, sus actividades de 12 meses y sus mapas de tiempo, seguramente estará altamente motivado. Con el Coaching Empresarial evitará la procrastinación lo cual no debería ser un problema. Si acaso lo es, piense con calma en la posible causa. Por ejemplo:

– ¿Está simplemente retrasando una decisión?

– ¿Estará realmente poco preparado?

– ¿Se siente agobiado por los objetivos que se ha trazado?

– ¿Está atravesando un mal momento?

– ¿Trabaja usted mejor bajo presión?

– ¿No le gustan las tareas que tiene por hacer?

Con frecuencia, basta identificar el origen de su procrastinación para resolverla.

Con el Coaching Empresarial sobrepóngase al perfeccionismo: La mejor forma de evitar la necesidad de hacer una tarea en forma perfecta, es planificar otra tarea justo después de ella. De esa forma, al tener un límite de tiempo para hacerla, se verá en la necesidad de tomar decisiones más rápidas y limitará así la tendencia de refinar las cosas indefinidamente.

A medida que mejore su capacidad de realizar mapas de tiempo, sabrá en más detalle cuánto tiempo le tomará hacer cada cosa.

Refinar, mantener y adaptar

Las sesiones de Coaching Empresarial para manejar tiempo óptimamente  es un proceso dinámico, es decir, evoluciona a medida que sus preferencias y prioridades cambian. “Ecualizar” implica monitorear su situación, haciendo ajustes y mejoras constantes.

Para mantener el sistema alineado con su vida personal y profesional, con la ayuda del Coaching Empresarial haga un recuento a las respuestas logradas:

  1. Monitoree lo que hace cada día: Revise su agenda al menos dos veces al día, preferiblemente al comienzo y al final del mismo. Actualice su mapa de tiempo, reasigne prioridades a su lista de tareas por hacer, y chequee el progreso. Sea honesto consigo mismo a la hora de predecir el tiempo que le tomará cada tarea.
  2. Haga ajustes cada dos meses: Los objetivos, prioridades e intereses cambian constantemente. Su mapa de tiempo debe cambiar para reflejar esos cambios. Aparte un tiempo cada dos meses para re-pensar sus objetivos, mapas, etc. Esto es especialmente importante si ha ocurrido un cambio significativo en su vida, como un nuevo trabajo.
  3. Ajústese a los momentos de crisis que surgirán. Cada vez que afronte una crisis, tome un momento para pensar en la mejor forma de responder. Recorra el sistema S-P-A-C-E, y trate de darle estructura a las nuevas tareas que surgieron a raíz de la crisis. Decida cuáles de las tareas planificadas o rutinarias pospondrá para poder manejar la nueva situación.
  4. Perdónese cuando falle: Si usted se traza una serie de actividades muy ambiciosas, seguramente no logrará todo loque deseaba. Eso es normal, es parte de la vida. No se lamente por lo que no logró, concéntrese en darse crédito por lo que si logró, y continúe adelante. Recuerde que el manejo del tiempo es un proceso, no un destino.
  5. Celebre sus éxitos. No dude en celebrar cada vez que haga algo espectacular. Haga algo notable, con las personas que más le guste estar. Diviértase. Esto no solo elevará su autoestima, también generará una gran motivación.

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